Qualitätsdokumentation erstellen: Noch manuell oder schon automatisch?

Ein Stift, ein Blatt Papier und vielleicht eine Stoppuhr oder im besten Fall eine Excel-Tabelle. Überraschenderweise ist dies in den meisten Fabriken im Informationszeitalter die Ausstattung zur Erfassung von Produktionsdaten. Wie wirkt sich das auf Ihr Qualitätsmanagement aus?

Was sind automatisierte Daten?

Von den frühen Zeiten bis zur Massenproduktion haben sich die Qualität und Quantität der Daten dramatisch erhöht. In jüngster Zeit haben Informationssysteme und Computer es industriellen Akteuren ermöglicht, solche Daten umfassender zu speichern, auszutauschen und zu analysieren. Dennoch werden diese Informationen viel zu oft manuell erfasst und verarbeitet.

Automatisierte Daten werden mit einem computergestützten System erfasst und gespeichert, das nur minimalen menschlichen Input oder Aufsicht erfordert (siehe auch: Verstehen von AIDC). Es handelt sich um eine Form der künstlichen Intelligenz (KI), die den Prozess der Datenerfassung, -organisation und -verfügbarkeit vereinfacht. Automatisierte Daten sind eine wesentliche Komponente moderner Data Warehouses, da sie schnellere und effizientere Datenverarbeitungsmöglichkeiten bieten. Im Streben nach Qualität können automatisierte Daten eine Reihe von Vorteilen bieten.

Automatisierte Daten können dazu beitragen, dass die Qualitätsdokumentation genau und aktuell bleibt. In stark regulierten Branchen wie Finanzdienstleistungen, Gesundheitswesen und Regierung ist eine genaue und konsistente Qualitätsdokumentation unerlässlich, um regulatorische Standards zu erfüllen und Kundendaten zu schützen. Automatisierte Datenerfassung und -verarbeitung können sicherstellen, dass die Qualitätsdokumentation präzise, aktuell und sicher bleibt.

Mit automatisierten Daten kann menschliches Versagen minimiert und die Genauigkeit der Daten erhöht werden. Durch den Wegfall der manuellen Eingabe können Fehler reduziert und sichergestellt werden, dass die Daten korrekt und aktuell sind. Automatisierte Daten können somit einen wichtigen Beitrag zur Verbesserung der Qualität in einer Organisation leisten.

Automatisierte Daten können auch die Effizienz von Data Warehouses insgesamt erhöhen. Data Warehouses werden zur Speicherung und Verwaltung großer Datenmengen genutzt. Durch die Automatisierung des Prozesses der Datenerfassung und -organisation können Data Warehouses effizienter arbeiten, insbesondere wenn die Daten regelmäßig aktualisiert werden müssen. Die automatisierte Datenerfassung und -verarbeitung kann die für die Dateneingabe erforderliche Zeit und Arbeit verringern und eine schnellere Datenabfrage ermöglichen, was zu einer höheren Effizienz führt.

Kurz gesagt, automatisierte Daten können im Streben nach Qualität äußerst nützlich sein. Durch die Vereinfachung der Prozesse der Datenerfassung und -verwaltung können automatisierte Daten dazu beitragen, die Genauigkeit und Konsistenz der Qualitätsdokumentation zu verbessern, das Fehlerrisiko zu minimieren und die Effizienz von Data Warehouses zu steigern. Automatisierte Daten können daher dazu beitragen, die Gesamtqualität einer Organisation zu verbessern.

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Vorteile automatisierter Daten

Die Nutzung automatisierter Daten kann eine hervorragende Möglichkeit sein, die Qualität der Dokumentation sowie anderer Ausführungsbereiche sicherzustellen. Automatisierte Daten können Unternehmen dabei helfen, ihre Daten besser zu verfolgen, zu verwalten und zu analysieren und daraus Erkenntnisse zu gewinnen. Diese erhöhte Leistung kann zu größerer Effizienz, Produktivität, Genauigkeit und höherer Qualitätskontrolle führen.

Einer der bemerkenswertesten Vorteile automatisierter Daten ist die Fähigkeit, Qualität leicht zu überwachen und zu verfolgen. Automatisierte Daten helfen Unternehmen, die Qualität ihrer Produkte und Dienstleistungen durch detaillierte Überwachung und Berichterstattung aufrechtzuerhalten. Durch die Implementierung automatischer Prüfungen können Unternehmen sicherstellen, dass Qualitätsstandards konsequent eingehalten werden. Dies erleichtert auch die Identifizierung von Bereichen, in denen Verbesserungen erforderlich sind, um das gewünschte Qualitätsniveau zu halten.

Automatisierte Daten können auch bei der Erstellung genauer, zuverlässiger und aktueller Qualitätsdokumentationen helfen. Diese Daten können genutzt werden, um bestehende Qualitätsdokumentationen zu überprüfen, zu aktualisieren und zu überarbeiten sowie neue zu erstellen. Darüber hinaus können automatisierte Daten genutzt werden, um Abweichungen in der Qualitätsdokumentation zu erkennen und darauf zu reagieren. So können Unternehmen schnell Änderungen an ihren Qualitätsprozessen und -verfahren vornehmen, um das Risiko von Problemen und Compliance-Verstößen zu minimieren.

Insgesamt können automatisierte Daten Unternehmen dabei helfen, hohe Qualitätsstandards im gesamten Unternehmen aufrechtzuerhalten. Automatisierte Daten ermöglichen es, potenzielle Probleme schnell zu erkennen und Anpassungen vorzunehmen, um die Qualitätskonformität sicherzustellen. Dies hilft Unternehmen nicht nur, das gewünschte Qualitätsniveau aufrechtzuerhalten, sondern spart ihnen auch langfristig Zeit und Ressourcen.

Vorteil 1: Kosteneinsparungen

Automatisierte Daten können für Unternehmen, die ihre Abläufe rationalisieren und Kosten senken möchten, ein großer Vorteil sein. Automatisierte Daten können genutzt werden, um schnell und genau Qualitätsdokumentationen zu erstellen, was die Genauigkeit verbessern und die für Aufgaben wie das Führen von Aufzeichnungen oder das Ausfüllen von Formularen aufgewendete Zeit reduzieren kann. Indem Unternehmen weniger Zeit mit der manuellen Ausführung dieser Aufgaben verbringen, können sie Zeit und Geld sparen, die dann in andere Bereiche ihres Geschäfts investiert werden können. Darüber hinaus können automatisierte Daten dazu beitragen, leistungsschwache Geschäftsbereiche zu identifizieren und Probleme zu erkennen und anzugehen, bevor sie zu kostspieligen Problemen werden.

Vorteil 2: Effizienzsteigerung

Durch die Nutzung automatisierter Daten können Unternehmen ihre Effizienz bei der Sicherstellung der Qualität ihrer Produkte verbessern. Automatisierte Daten stellen sicher, dass Unternehmen genaue Aufzeichnungen über die Produktion ihrer Mitarbeiter führen können, was ihnen ermöglicht, die Leistung ihrer Qualitätskontrollprozesse zu verfolgen. Diese Daten können verwendet werden, um Verbesserungen an den Qualitätskontrollprozessen vorzunehmen und zu analysieren, was funktioniert und was verbessert werden kann. Automatisierte Daten ermöglichen es Unternehmen auch, Ergebnisse schnell und genau zu dokumentieren, was die Geschwindigkeit der Qualitätsdokumentationsprozesse verbessert. Diese gesteigerte Effizienz kann die Leistung der Qualitätskontrollprozesse optimieren und sicherstellen, dass Unternehmen qualitativ hochwertige Produkte so schnell und genau wie möglich herstellen können.

Vorteil 3: Bessere Qualitätskontrolle 

Der Einsatz automatisierter Daten kann dazu beitragen, die Qualitätskontrolle in Unternehmen aufrechtzuerhalten. Die Qualitätsdokumentation ist im Streben nach Qualität von entscheidender Bedeutung, da sie es ermöglicht, Prozesse, Inputs und Outputs zu verfolgen. Automatisierte Daten erleichtern diese Qualitätsdokumentation, indem sie die Analyse von Datenpunkten und Trends ermöglichen, die auf potenzielle Qualitätsmängel hinweisen können. Dadurch können Unternehmen potenzielle Probleme besser identifizieren und bei Bedarf Anpassungen vornehmen, um eine gleichbleibend hohe Qualität zu gewährleisten. Darüber hinaus können automatisierte Daten auch Feedback für Mitarbeiter liefern und die Wirksamkeit von Qualitätsinitiativen messen. So können automatisierte Daten eine wertvolle Unterstützung für die Qualitätskontrolle darstellen.

Qualitätsmanagement und Datenerfassung

Eine der Säulen der Produktexzellenz ist das Qualitätsmanagement. Das Qualitätsmanagement überwacht alle Aktivitäten und Aufgaben, die erforderlich sind, um ein gewünschtes Maß an Exzellenz aufrechtzuerhalten. Das Qualitätsmanagement umfasst die Festlegung einer Qualitätspolitik, die Erstellung und Umsetzung von Qualitätsplanung und -sicherung sowie die Qualitätskontrolle und -verbesserung. Lernen aus der Qualitätskontrolle ist ein wesentlicher Bestandteil des Qualitätsmanagements.

Die Datenerfassung hat sich langsamer entwickelt als andere Praktiken in der Fertigung, um das technologische Zeitalter zu erreichen. Noch heute behindern unzureichende Datenerfassungsmethoden die Branche erheblich. Es ist eines der häufigsten Hindernisse auf dem Weg zu höherer Produktivität und verbesserter Qualität, hauptsächlich aufgrund manueller Datenerfassungsmethoden. Diese beeinflussen nicht nur die Datenqualität, sondern auch die Entscheidungsfindung im Management.

Wenn Mitarbeiter manuell eine Excel-Tabelle aktualisieren oder Stift und Papier verwenden, steht Ihre Produktion vor folgenden Problemen:

• Produktionsstillstände oder -ausfälle bleiben unbemerkt, entweder weil sie nicht erkannt oder als nicht relevant angesehen werden. Die Einschätzung und letztlich der Datenerfassungsprozess werden von der Subjektivität der Mitarbeiter bestimmt.

• Manuelle Datenerfassung kostet Zeit, was zu geringerer Produktivität führt – leicht vermeidbar, wenn eine Maschine die mühsamen und zeitaufwändigen Aufgaben übernehmen könnte.

• Echtzeitinformationen fehlen. In den meisten Fabriken ist eine rechtzeitige Erkennung und Behebung dieser Probleme aufgrund des Zeitabstands zwischen dem Ereignis und seiner Erkennung unmöglich.

• Infolgedessen sind die gesammelten Daten inkonsistent, ineffektiv, unvollständig und ungenau. Folglich ist die Qualitätskontrolldokumentation lückenhaft und anfällig für Haftungsansprüche.

Automatisch erledigte Qualitätsdokumentation

Ihre Dokumentation ist der Nachweis der Qualität für Ihre Kunden. Die automatische Aufzeichnung Ihrer Prozessschritte und Ausgaben unterstützt Sie in vielerlei Hinsicht dabei, falsche Ansprüche zu widerlegen. Eine ordnungsgemäße Dokumentation zeigt, dass Sie Ihre Produkte gründlich überprüft und korrekt versendet haben.

Darüber hinaus erhalten Sie Einblicke in Ihre Prozess-Blackboxen und erkennen, wo Fehler häufig auftreten. Identifizieren Sie Fehlerquellen genau und optimieren Sie Ihre Produktionsprozesse präzise.
In Zukunft müssen Sie keine Ressourcen mehr für die Dokumentation einplanen. Mitarbeiter können ungestört ihrer Arbeit nachgehen. Alles läuft digital und im Hintergrund, ohne bemerkt zu werden.

Letztlich können Sie Ihren Kunden Ihre Qualitätsdokumentation als digitales Prüfprotokoll anbieten, sodass Ihre Kunden keine Eingangskontrolle mehr durchführen müssen – sie wurde bereits erledigt!

Implementierung automatisierter Datenlösungen 

Da die Fähigkeit, automatisierte Datenlösungen zu nutzen, immer zugänglicher wird, gewinnt die Qualitätsdokumentation an Bedeutung. Automatisierte Datenlösungen können bei der Bewertung und Überprüfung von Qualitätsdokumentationen helfen und den gesamten Prozess optimieren.

Um mit der Implementierung automatisierter Datenlösungen zu beginnen, müssen Unternehmen den aktuellen Zustand ihrer Daten verstehen. Durch die Analyse bestehender Datentrends und die Visualisierung der Daten können Unternehmen Einblicke in ihre aktuellen Arbeitsabläufe gewinnen und Verbesserungsmöglichkeiten identifizieren. Dies hilft Unternehmen, bestehende Lücken in ihrer Qualitätsdokumentation zu erkennen. Die aus der Datenanalyse gewonnenen Erkenntnisse können genutzt werden, um die spezifischen Anforderungen an eine automatisierte Datenlösung zu definieren, die diese Lücken schließt.

Sobald eine automatisierte Datenlösung entwickelt und implementiert ist, sollten Unternehmen diese Lösung nutzen, um ihre aktuelle Qualitätsdokumentation zu überprüfen und zu bewerten. Dies stellt sicher, dass die Dokumentation aktuell ist und den aktuellen Branchenstandards und Best Practices entspricht. Automatisierte Datenlösungen ermöglichen es Unternehmen auch, Diskrepanzen zwischen ihrer Qualitätsdokumentation und den in ihrer Datenlösung festgelegten Standards schnell zu identifizieren.

Schließlich können automatisierte Datenlösungen genutzt werden, um die Auswirkungen von Änderungen an der Qualitätsdokumentation zu bewerten. So können Unternehmen die Wirksamkeit der Änderungen nachverfolgen, um sicherzustellen, dass ihre Dokumentation die Qualität in ihren Abläufen ausreichend fördert. Durch das Verständnis der Auswirkungen ihrer Qualitätsdokumentation können Unternehmen ihre Strategie entsprechend anpassen, um sicherzustellen, dass ihre Dokumentation stets aktuell und konsistent wirksam bleibt.

FAQs

Welche Vorteile hat die Qualitätsdokumentation?

Zu den Vorteilen der Qualitätsdokumentation zählen eine erhöhte Kundenzufriedenheit und Vertrauen, verbesserte Produktnutzung und -verständnis sowie eine effektivere Kommunikation von Ideen.

Was sind automatisierte Daten für die Qualitätsdokumentation?

Automatisierte Daten für die Qualitätsdokumentation sind ein Prozess, bei dem computergestützte Systeme verwendet werden, um Daten zu erfassen und zu speichern, die sich auf die Qualität von Produkten und Dienstleistungen beziehen. Diese Daten können dann analysiert werden, um Einblicke in die Qualitätsmanagementpraktiken eines Unternehmens zu gewinnen.

Wie können Unternehmen von der Nutzung automatisierter Daten profitieren?

Unternehmen können von der Nutzung automatisierter Daten profitieren, indem sie Einblicke in ihre Produktionsprozesse gewinnen, Betriebskosten senken und die Kundenzufriedenheit verbessern. Zudem können potenzielle Problembereiche schnell erkannt und behoben werden.

REsümee

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass automatisierte Daten ein leistungsstarkes Werkzeug sind, das Organisationen dabei helfen kann, die Genauigkeit und Qualität ihrer Daten zu verbessern. Durch die Automatisierung der Datenerfassung, -speicherung und -analyse können Unternehmen ihre Datennutzung maximieren, ihre Effizienz steigern und ihre Kosten senken.

Darüber hinaus ermöglichen automatisierte Daten es Organisationen, ihre Qualitätskontrollprozesse besser zu verwalten, was zu genaueren und zuverlässigeren Ergebnissen führt. Während die Implementierung automatisierter Datenlösungen zunächst teuer sein kann, sind die langfristigen Vorteile für Unternehmen, die diese Technologie korrekt umsetzen, beträchtlich. Daher ist der Einsatz automatisierter Daten eine zuverlässige und kosteneffiziente Methode für Unternehmen, um sicherzustellen, dass sie durchgehend qualitativ hochwertige Ergebnisse erzielen.

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Anmerkung: Dieser Artikel wurde am 23. Oktober 2024 aktualisiert

Author

Christian Aadal, Product Manager

Christian Aadal hat einen Abschluss in Informations- und Kommunikationstechnologie und Medien und verfügt über mehrere Jahre Erfahrung in der Telekommunikationsbranche, wo er für einige der größten Namen der Branche gearbeitet hat. Vom technischen Support-Ingenieur über den Projektingenieur und den Global Product Manager - Asset Agent bis hin zum Vertrieb ist Christian Aadal stolz darauf, dass er die Bedürfnisse der Branche mit Schwerpunkt auf Optimierung, Digitalisierung und Sicherheit versteht. Durch seine Erfahrung in diesem Bereich ist er in der Lage, seinen Kunden Lösungen anzubieten, die ihre Anforderungen am besten erfüllen und den gewünschten Mehrwert schaffen. Seine Leidenschaft gilt der Industrie 5.0, bei der Menschen die maximale Effizienz von Maschinen und Maschinen die maximale Effizienz von Menschen ausschöpfen können.