| Written by Mark Buzinkay
WAS IST EIN GEMBA WALK?
Ein Gemba Walk ist ein Instrument, das das Management und die Führungskräfte nutzen, um die Effektivität und Effizienz eines Prozesses oder einer Organisation zu bewerten. Es ist eine einfache, aber wirkungsvolle Methode, um aus erster Hand Informationen und Daten vom "Gemba" oder Arbeitsplatz zu sammeln. "Gemba" ist ein japanischer Begriff, der „der reale Ort“ bedeutet, und er ermutigt Manager und Führungskräfte, die Details des Prozesses oder der Organisation zu beobachten, zuzuhören und zu diskutieren (erfahren Sie hier mehr über die Bedeutung des Gemba Walks).
Gemba-Walks ermöglichen es Teammitgliedern, Informationen gemeinsam und transparent zu sammeln, wodurch eine Plattform geschaffen wird, um Probleme zu identifizieren und Chancen für eine schnelle Verbesserung des Prozesses oder der Organisation zu erkennen. Diese Walks sind besonders effektiv, um die eigentliche Ursache von Problemen zu identifizieren und Verbesserungen voranzutreiben.
Gemba-Walks beinhalten typischerweise eine Führungskraft oder einen Manager, ein Team von Mitarbeitern und eine Checkliste, die den Prozess unterstützt. Die Gemba-Walk-Checkliste enthält Fragen, die verwendet werden können, um das Gespräch zu lenken und tiefer in den Prozess einzutauchen. Diese Checkliste umfasst oft die Prüfung von Sicherheit, Qualität, Standardisierung, 5S und anderen wichtigen Leistungskennzahlen. Indem der Prozess durchlaufen und Wissen aus erster Hand gewonnen wird, können diese Daten zur Entscheidungsfindung und Verbesserung genutzt werden.
Gemba-Walks können in vielen Branchen und Unternehmen jeder Größe eingesetzt werden. Sie sind ein wirksames Mittel für Teams, Vertrauen und Zusammenarbeit aufzubauen, Chancenbereiche zu identifizieren und eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung zu schaffen. Die Investition in eine Gemba-Walk-Checkliste ist eine hervorragende Möglichkeit, sicherzustellen, dass diese Walks ordnungsgemäß durchgeführt werden und zu schnellen und sinnvollen Maßnahmen führen.
VORBEREITUNG FÜR IHREN GEMBA WALK
Ein praxisorientierter Gemba-Walk beginnt mit einer angemessenen Vorbereitung. Ein Gemba-Walk kann ein starkes Instrument zur Verbesserung sein, und die Vorbereitung ist der Schlüssel zum Erfolg. Hier ist, was Sie vor Ihrem Gemba-Walk tun müssen:
Den Umfang des Walks definieren: Was möchten Sie herausfinden und verbessern? Möchten Sie beispielsweise Leerlaufzeiten reduzieren, Verschwendung verringern oder Gesundheitsrisiken minimieren?
Einen Leiter bestimmen: Bevor Sie beginnen, ist es wichtig, jemanden zu bestimmen, der den Walk leitet. Diese Person sollte über Kenntnisse des Prozesses verfügen und in der Lage sein, Fragen der Gruppe zu beantworten. Ebenso wichtig ist, dass der Leiter sich wohl dabei fühlt, vor einer Gruppe zu sprechen.
Wichtige Materialien sammeln: Stellen Sie vor dem Start sicher, dass Sie alle Materialien haben, die Sie für den Walk benötigen. Dazu gehören eine Gemba-Walk-Checkliste, Dokumente zu den Standardarbeitsverfahren, Sicherheitsdatenblätter und alle anderen mit dem Prozess verbundenen Dokumente.
Den Prozess verstehen: Der Gemba-Walk-Leiter muss den Prozess gründlich verstehen. Darüber hinaus sollte der Leiter mit dem Prozess und etwaigen potenziellen Risiken vertraut sein.
Einen Zeitplan festlegen: Es ist wichtig zu entscheiden, wann und wie oft der Gemba-Walk stattfinden soll. Berücksichtigen Sie die Häufigkeit von Änderungen am Prozess und die Auswirkungen auf die Arbeitsbelastung des Teams.
Teilnehmer einladen: Laden Sie wichtige Teilnehmer zum Gemba-Walk ein. Diese Personen sollten mit dem Prozess vertraut sein und in der Lage sein, die Erfahrungen des Teams genau zu vertreten. Die Gemba-Walk-Erfahrung wird für sie erhellend sein.
Durch das Befolgen dieser Schritte können Sie sicherstellen, dass Sie auf Ihren Gemba-Walk vorbereitet sind. Dies wird Ihnen helfen, das Beste aus der Erfahrung zu machen und den Erfolg des Walks zu gewährleisten.
GEMBA-WALK-CHECKLISTE: ZIELE IDENTIFIZIEREN UND DEFINIEREN
Der zweite Schritt, um die Kunst des Gemba-Walks zu meistern, besteht darin, die Ziele für jeden Walk zu identifizieren und zu definieren. Dies sollte mehr umfassen, als nur zu sagen, dass der Zweck des Walks darin besteht, zu beobachten, obwohl dies offensichtlich ein Hauptfaktor ist. Es ist wichtig, spezifische Ziele festzulegen, damit das Team sicherstellen kann, dass jeder Walk fokussiert ist und keine Zeit für unwesentliche Aktivitäten verschwendet wird.
Je nach Kontext des Walks können die Ziele unterschiedlich sein, z. B. die Überprüfung von Betriebsprozessen, die Validierung neuer Initiativen, die Untersuchung des Kundenverhaltens oder die Durchführung von Recherchen zu Wettbewerbsindustrien. Der wichtigste Punkt dabei ist sicherzustellen, dass das Team den Fokus des Walks versteht und seine Anstrengungen entsprechend lenken kann.
Ein weiterer zu berücksichtigender Faktor ist, wie der Erfolg gemessen wird. Wenn man weiß, welche Kriterien zu bewerten sind, kann dies dem Team helfen, die richtige Zeit für jede Aufgabe aufzuwenden und die Gesamtleistung zu optimieren. Einige praktische Erfolgsmaße umfassen die Erfassung von Daten zu Kundenerfahrungen, Produktivitätsniveaus oder anderen Prozesskennzahlen. Das Team sollte auch ermutigt werden, während der Beobachtungen Fotos, Notizen und Aufzeichnungen zu machen, die später zur Überprüfung und Analyse der gesammelten Daten verwendet werden können.
Wenn Sie sich die Zeit nehmen, Ziele richtig zu identifizieren und zu definieren, kann der Gemba-Walk zu einem unschätzbaren Werkzeug für das Finden und Analysieren potenzieller Verbesserungsbereiche werden. Dieser Schritt ist entscheidend, um sicherzustellen, dass der Walk einen klaren Fokus hat und die gewünschten Ziele erreicht.
GEMBA-WALK-CHECKLISTE: DIE RICHTIGEN PERSONEN EINLADEN
Für einen erfolgreichen Gemba-Walk ist es entscheidend, die richtigen Personen dabei zu haben. Die falschen Personen einzuladen, könnte den Erfolg des Gemba-Walks beeinträchtigen und es schwierig machen, zu klaren Schlussfolgerungen zu kommen. Daher ist es wichtig zu wissen, wer zum Walk eingeladen werden sollte, um ein positives Ergebnis zu erzielen.
Die wichtigsten Personen, die zu einem Gemba-Walk eingeladen werden sollten, sind diejenigen, die über fundierte Kenntnisse des Prozesses verfügen und diejenigen, die für die Ergebnisse des Prozesses verantwortlich sind. Die Einladung dieser Personen stellt sicher, dass der Walk genau durchgeführt werden kann, da sie diejenigen sind, die den Prozess tatsächlich durchführen. Darüber hinaus ermöglicht die Einladung von Stakeholdern den Austausch von Ideen aus verschiedenen Perspektiven, was für den Prozess von Vorteil sein kann. Dies ist ein kritischer Aspekt der gesamten Übung.
Bei der Vorbereitung der Einladung von Personen zum Walk ist es wichtig, die Größe der Gruppe zu berücksichtigen. Zu viele Personen können den Walk schwer zu managen machen und es schwierig machen, zu einem Konsens zu gelangen. Es ist wichtig, die richtigen Personen sorgfältig auszuwählen und die Anzahl der Teilnehmer auf höchstens 10-15 Personen zu begrenzen.
Darüber hinaus sollten Sie in Betracht ziehen, Personen aus anderen Abteilungen einzuladen, die möglicherweise ein Interesse an dem Prozess haben. Dies trägt nicht nur dazu bei, das Bewusstsein für den Prozess zu schärfen, sondern fördert auch die Zusammenarbeit innerhalb der Organisation.
Gemba-Walks können ein effektiver Weg sein, um Probleme zu identifizieren, Ideen zu sammeln und sich darauf zu einigen, wie diese gelöst werden sollen. Es ist jedoch wichtig zu bedenken, dass der Erfolg des Gemba-Walks davon abhängen kann, wer zum Walk eingeladen wird. Daher ist es wichtig, die Größe der Gruppe, die Personen mit fundierten Kenntnissen des Prozesses und alle anderen Stakeholder, die möglicherweise interessiert sind, zu berücksichtigen. Die Befolgung dieser Richtlinien wird dazu beitragen, dass der Gemba-Walk erfolgreich und vorteilhaft ist.
GEMBA-WALK-CHECKLISTE: ZEITLIMITS FESTLEGEN
Ein wesentliches Element eines erfolgreichen Gemba-Walks ist die Festlegung von Zeitlimits. Das Ziel ist es, zu beobachten und dies schnell zu tun. Das bedeutet, dass eine bestimmte Zeit für jeden Gemba-Walk festgelegt werden sollte. Je nach Größe des Betriebs kann diese Zeitspanne zwischen 15 Minuten und einer Stunde liegen.
Bei der Festlegung des Zeitlimits sollten auch zusätzliche Aktivitäten berücksichtigt werden, wie z. B. die Befragung von Teammitgliedern, die Analyse von Daten oder die Ergreifung spezieller Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit. Es ist auch wichtig, genügend Zeit einzuplanen, um alle Beobachtungen oder Schlussfolgerungen zu dokumentieren.
Zwischen jedem Gemba-Walk sollte auch Zeit eingeplant werden. Diese Zeit gibt dem Team die Möglichkeit, die Daten zu analysieren, fundierte Entscheidungen zu treffen und die notwendigen Schritte zur Verbesserung der Produktivität zu unternehmen.
Die Festlegung eines Zeitlimits für jeden Gemba-Walk trägt dazu bei, dass das Team sich auf das Wesentliche konzentrieren kann und genügend Zeit für Verbesserungen hat. Außerdem wird dadurch ein Tempo vorgegeben, sodass alle fokussiert bleiben und den effizientesten Weg finden, den Prozess zu beobachten, um das Beste aus der Beobachtung in kürzester Zeit herauszuholen.
GEMBA-WALK-CHECKLISTE: KRITISCHE PROZESSE IDENTIFIZIEREN
Nachdem Sie alle Prozesse an Ihrem Arbeitsplatz identifiziert haben, ist es an der Zeit, den Fokus einzugrenzen. Identifizieren Sie als Nächstes die Prozesse, die für den Gesamterfolg Ihres Unternehmens am wichtigsten sind. Dies sind die Prozesse, bei denen, wenn etwas schiefgeht, die größten Auswirkungen entstehen würden. Dazu können Prozesse wie die Fertigung, der Kundenservice und Verkaufstransaktionen gehören.
Berücksichtigen Sie bei der Identifizierung kritischer Prozesse die folgenden Faktoren:
- Ist der Prozess für den Erfolg des Unternehmens wesentlich?
- Würde eine Unterbrechung des Prozesses erhebliche Auswirkungen auf den Kundenservice haben?
- Benötigt der Prozess erhebliche Ressourcen, und ist er teuer zu unterhalten?
- Ist der Prozess konform mit Branchenvorschriften und Standards?
Nachdem Sie alle Ihre kritischen Prozesse identifiziert haben, können Sie Ihre Gemba-Walk-Checkliste erstellen. Diese Liste sollte alle Details enthalten, die Sie überprüfen müssen, und möglicherweise auch einen Zeitplan für die Häufigkeit der Überprüfung jedes Prozesses. Ihre Checkliste sollte die folgenden Kategorien enthalten:
- Eine detaillierte Beschreibung jedes Prozesses
- Eine Analyse der potenziellen Risiken und Chancen jedes Prozesses
- Leistungskennzahlen zur Verfolgung des Fortschritts
- Einen Plan für notwendige Änderungen
- Einen Zeitplan, um sicherzustellen, dass Änderungen in den Prozess integriert werden
Mit Ihrer Gemba-Walk-Checkliste in der Hand sind Sie bereit, Ihren ersten Gemba-Walk zu starten. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, kritische Prozesse zu identifizieren und eine umfassende Checkliste zu erstellen, werden Sie das Beste aus Ihren Gemba-Walks herausholen und sicherstellen, dass nichts übersehen wird.
GEMBA-WALK-CHECKLISTE: DEN AKTUELLEN ZUSTAND DES PROZESSES VERSTEHEN
Sobald alle Vorbereitungen abgeschlossen sind und die Teammitglieder versammelt und informiert wurden, ist es an der Zeit, den eigentlichen Gemba-Walk durchzuführen. Bevor Beobachtungen gemacht und Schlussfolgerungen gezogen werden, ist es wichtig, den aktuellen Zustand des Prozesses zu verstehen. Der Gemba-Walk sollte damit beginnen, Fragen zum Prozess zu stellen, um etwaige Muster, Problemfelder oder Lücken zu identifizieren.
Das Team sollte einen objektiven und systematischen Ansatz zur Bewertung des aktuellen Zustands des Prozesses verwenden. Dieser Ansatz sollte das Sammeln relevanter Daten, die Beobachtung, wie der Prozess derzeit durchgeführt wird, und die Befragung der Teammitglieder, die an diesem Prozess arbeiten, umfassen. Das Team sollte alle gefundenen Probleme und Verbesserungspotenziale dokumentieren und eine Liste aller Annahmen oder Theorien erstellen, die einer weiteren Untersuchung bedürfen.
Das Team sollte auch alle externen Faktoren berücksichtigen, die den Prozess beeinflussen könnten. Dazu gehören Kundenfeedback, Markttrends oder Veränderungen im Wettbewerbsumfeld. Das Verständnis des externen Umfelds, in dem der Prozess stattfindet, ist entscheidend für die Formulierung eines wirksamen Aktionsplans und die notwendigen Verbesserungen.
Durch die genaue Analyse des aktuellen Zustands des Prozesses und das Verständnis aller Einflussfaktoren ist das Team besser gerüstet, den nächsten Schritt im Gemba-Walk zu bewerten – die Ermittlung der Grundursache eines Problems und die Entwicklung von Korrekturmaßnahmen.
Resümee
Gemba-Walks können ein wirkungsvolles Werkzeug zur Verbesserung von Prozessen und Produktivität sein. Um jedoch sicherzustellen, dass der Prozess effektiv und erfolgreich ist, ist es unerlässlich, eine Reihe von Best Practices zu befolgen. Diese Checkliste bietet eine umfassende Anleitung zu den Schritten eines erfolgreichen Gemba-Walks – von der Vorbereitung und Zieldefinition bis hin zur Kommunikation der Ergebnisse und dem Ergreifen von Maßnahmen. Mit diesen wichtigen Tipps können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Gemba-Walks effektiv und zuverlässig dabei helfen, wesentliche Prozessverbesserungen zu identifizieren.
Darüber hinaus kann das Verständnis der richtigen Fragen, die zu stellen sind, und der besten Techniken, die während eines Gemba-Walks anzuwenden sind, zu einem effektiveren und sinnvolleren Prozess beitragen. Mit den richtigen Werkzeugen und Tipps können Organisationen die Kunst der Gemba-Walks meistern und zu ihrem Vorteil nutzen. Und sie sind bereit für den nächsten Schritt: eine RTLS-Lösung.
Tauchen Sie ein in eines unserer Kernthemen: Automatisierte Fertigung
Quellen:
(1) Michael S. Bremer (2016): How to Do a Gemba Walk: Take a Gemba Walk to Improve Your Leadership Skills.
(2) Jim Womack (2019): Gemba Walks Expanded. Lean Enterprise Institute
Anmerkung: Dieser Artikel wurde am 10. September 2024 aktualisiert
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